Stefnumótun, árangur teyma og skipulag
Stefna skilar árangri þegar skipulag, hlutverk og verklag styðja hana. Fyrsta skrefið er skýr greining á stöðunni.
Út frá greiningunni er unnin framtíðarsýn sem starfsfólk þekkir sig í. Markmið og mælikvarðar eru skilgreindir og skipulagið aðlagað þannig að ábyrgð sé skýr og boðleiðir stuttar.
Gildi og menning eru unnin með starfsfólki og rædd opinskátt, því stefna festist ekki í sessi nema hún birtist í daglegri hegðun. Samhliða er hugað að árangri teyma og takti í vinnunni — reglulegum samtölum, sýnileika verkefna og eftirfylgni sem heldur.
Niðurstaðan er stefna sem stýrir daglegum ákvörðunum, teymi með skýrt umboð og skipulag sem heldur þegar aðstæður breytast.
Sameiningar eininga - verkefnastýring
Sameining tekst þegar hugað er jafnt að skipulagi, þjónustu og fólki. Fyrsta skrefið er skýr stjórnskipan verkefnisins og sameiginleg sýn á það hverju sameiningin á að skila.
Verkefninu er skipt í skilgreinda verkstrauma — mannauð og menningu, þjónustu og ferla, gögn og kerfi, laga- og samningsatriði, fjármál og áhættustýringu. Hver straumur hefur skýrt umboð, afurðir og tímalínu, ákvarðanir eru skráðar og þeim fylgt eftir.
Óvissa er stærsta áhættan í sameiningum. Því er unnið markvisst með stjórnendum og starfsfólki: samskiptasáttmáli, gildi og menning, regluleg upplýsingamiðlun og vinnustofur þar sem starfsfólk hefur raunveruleg áhrif á útfærsluna. Niðurstaðan er sameinuð eining með skýrt skipulag, samlegð sem skilar sér og starfsfólk sem veit hvar það stendur.
Stafræn stefna, þjónustustefna, gervigreindar leiðbeiningar og vegvísir
Stafræn stefna skilar árangri þegar hún byggir á stefnu fyrirtækis eða stofnunar og þjónustustefnu sé hún til. Vinnan hefst því á greiningu: viðtölum við stjórnendur og starfsfólk, yfirferð á kerfum, gögnum og verklagi og mati á því hvar tækifærin liggja.
Út frá greiningunni eru mótaðar stefnuáherslur, markmið, mælikvarðar og aðgerðir sem raðað er í vegvísi. Vegvísirinn svarar því hvað er gert, í hvaða röð og hvað þarf að vera til staðar: mannafli, hæfni, gögn, skipulag og verklag.
Gervigreind kallar á skýran ramma. Samhliða stefnunni er er hægt að vinna skýrar leiðbeiningar og reglur um notkun gervigreindar sem starfsfólk skilur og getur farið eftir í daglegum störfum.
Niðurstaðan er stefna með skýrum forgangi, vegvísir sem hægt er að vinna eftir og sameiginlegur skilningur á því hvert er stefnt
Stafræn staða og forgangsröðun stafrænna verkefna
Sé óvissa um hver staðan er gagnvart stafrænni stefnu eða stöðu almennt í stafrænum málum er gott að greina stöðuna með viðtölum, yfirferð á kerfum og lausnum, kortlagningu ferla og samanburði við það sem vel er gert annars staðar.
Greiningin skilar skýrri mynd af áskorunum, tækifærum og samlegð. Tækifærin eru metin út frá ávinningi, umfangi og því hversu tilbúinn vinnustaðurinn er, og þeim raðað í forgangsröð sem stjórnendur geta tekið afstöðu til.
Vegvísirinn dregur saman þá þætti sem þurfa að fylgja: mannafla, ferla, gögn, þekkingu og skipulag. Án þeirra verða stafræn verkefni stök og skila ekki þeirri breytingu sem að var stefnt.
Niðurstaðan er raunsætt mat á stöðunni, forgangsraðaður verkefnalisti og skýr næstu skref.
Vinnustofur hannaðar að þínum þörfum
Vinnustofur eiga við þegar hópur þarf að komast að sameiginlegri niðurstöðu; móta sýn, velja leið, forgangsraða verkefnum eða leysa áskorun sem enginn einn á.
Munurinn liggur í undirbúningnum. Viðfangsefnið er afmarkað fyrirfram, þátttakendur valdir með það í huga og aðferðirnar valdar eftir því hverju á að skila. Vinnan er tímasett og leidd þannig að hópurinn kemst alla leið að niðurstöðu í stað þess að skilja við málið hálfklárað.
Niðurstaða sem verður til í sameiningu fær líka annað líf. Fólk þekkir sig í henni, skilur forsendurnar og fylgir henni eftir — og það ræður oftar en ekki úrslitum um hvort breyting nái fram að ganga.
Hver vinnustofa er hönnuð að viðfangsefninu: stefnu og framtíðarsýn, endurhönnun ferla, innleiðingu breytinga, forgangsröðun, liðsheild eða þróun þjónustu. Fyrsta skrefið er stutt samtal um áskorunina og hópinn.
Nýsköpunar - uppgötvunar-/greiningar vinnustofur (e. discovery) og sprettir
Uppgötvunarvinnustofur eru haldnar áður en lausn er valin — þegar áskorunin er óljós eða sjónarmið ólík.
Gögn og þarfir notenda eru dregin fram, væntingar hagsmunaaðila kortlagðar og áskorunin römmuð inn með „hvernig gætum við"-spurningum sem opna fyrir hugmyndir í stað þess að festa hópinn við fyrstu lausn.
Afurðin er sameiginlegur skilningur, forgangsraðaðar hugmyndir og skýr rammi fyrir næsta skref — og minni áhætta á að leggja tíma og fjármuni í verkefni þar sem ekki liggur fyrir hverju á að skila.
Sprettir
Sprettur er stutt og afmörkuð vinnulota með innbyggðri endurgjöf. Í stað þess að bíða eftir einni stórri lokaafurð verður árangur sýnilegur strax og hægt er að leiðrétta stefnuna jafnóðum.
Aðferðin kemur úr hugbúnaðargeiranum en hentar ekki síður stjórnsýslu, þjónustuþróun og umbótastarfi. Teymið hittist stutt og reglulega og í lok hverrar lotu er farið yfir hvað skilaði árangri.
Sprettirnir eru settir upp, teymið þjálfað og vinnan lóðsuð þar til taktinum er náð.
Greining verklags- og/eða þjónustuferla og endurhönnun
Þegar ferli er skoðað út frá þeim sem nota það kemur oftast í ljós að vandinn liggur annars staðar en fólk hélt. Þá fyrst er hægt að ákveða hvað á að laga, hverju á að hætta og hvar stafræn lausn eða gervigreind skilar raunverulegum ávinningi — í stað þess að gera flókið ferli einfaldlega hraðara.
Unnið er með þverfaglegum hópi starfsfólks í vinnustofum þar sem ferlið er kortlagt eins og það er í raun, áskoranirnar greindar út frá notandanum og verklagið endurhannað með aðferðum hönnunarhugsunar og ferlastjórnunar (e. business process management).
Útkoman er sameiginleg niðurstaða hópsins um hverju þarf að breyta og hvernig og þá er hægt að nýta gervigreind stafrænar lausnir til að einfalda skref og auka framleiðni.
Notendarannsóknir
Ákvarðanir um þjónustu byggja of oft á því sem við teljum okkur vita um notandann. Notendarannsókn sýnir hvað hann gerir í raun.
Rannsóknin fer fram með viðtölum og með því að fylgjast með fólki í sínu eigin umhverfi — hvort sem notendurnir eru starfsfólk innanhúss, viðskiptavinir eða þjónustuþegar. Dregnar eru fram þarfir, hvatar, viðhorf og þær hindranir sem fólk mætir.
Þegar utanaðkomandi aðili tekur viðtölin fást hreinskilnari svör og teymið á auðveldara með að sammælast um niðurstöðu sem enginn á sérstaklega.
Reyndur verkefna- og breytingastjóri sem tekur við stýrinu þegar verkefnið þarf að komast alla leið.
Stundum vantar ekki ráðgjöf heldur einhvern sem tekur verkefnið að sér og keyrir það áfram. Ég tek að mér hlutverk verkefnastjóra, breytingastjóra eða stafræns leiðtoga tímabundið, í hlutastarfi eða fullu starfi eftir umfangi verkefnisins.
Ég hef stýrt breytingum í um tuttugu ár, er með IPMA C vottun og MBA-gráðu. Ég hef leitt sameiningar ráðuneyta, komið að sameiningum heilbrigðisstofnana, tekið þátt í uppbyggingu Stafræns Íslands og leitt samstarf sveitarfélaga í stafrænni umbreytingu.
Ég nýti hefðbundna verkefnastjórnun (Prince 2 uppbyggingu) eða agile og Scrumban eftir eðli verkhluta, og vinn jafnt með stýrihópum, verkefnahópum og starfsfólkinu sem breytingin snertir.
Styrkleikar mínir liggja í því að halda skýru skipulagi, leiða umræðu að niðurstöðu og fá fólk með, því breytingar ganga ekki eftir nema fólkið fylgi þeim.
Stjórnenda og starfsmannaþjálfun - fyrirlestrar og kynningar
Ég hef haldið fjölmarga fyrirlestra og námskeið í samvinnu við Stjórnvísi, EHÍ, HÍ, SKÝ, Bifröst, Stafræn sveitarfélög og Stafrænt Ísland sem snúa að:
-
Teymum
-
Sprettum og vinnustofum
-
Hönnunarhugsun
-
Endurhönnun ferla og þjónustu
-
Verkefnastjórnun
-
Breytingastjórnun
-
Agile verkefnastjórnun
Þá býð ég þrjá 60 mínútna fyrirlestra sem henta vel á fræðslu- og starfsdögum og sem innblástur fyrir starfsfólk í breytingum:
-
Agile og sprettanálgun í framkvæmd — betri taktur, skýrari forgangsröðun og minna slökkvistarf
-
Venjur sem virka — hvernig nýjar venjur myndast og haldast, án þess að reiða sig á viljastyrk einn og sér
-
Umbreytingar: seigla, fókus og trú í breytingum — af hverju breytingar valda óvissu og hvað hjálpar
Erindin má halda stök eða í röð og efnið er aðlagað að stöðu vinnustaðarins.